Een afspraak inplannen? Zo gepiept met onze handige afsprakenmodule!

In het pre-coronatijdperk was het vaak voldoende om een telefoonnummer of e-mailadres te vermelden waarop klanten je konden bereiken om vervolgens een afspraak vast te leggen. Maar ondertussen dwingen de coronamaatregelen ons om meer en meer op afspraak te werken en dat zal in de toekomst hoogstwaarschijnlijk zo blijven. Om al die afspraken makkelijk en overzichtelijk te kunnen inplannen, doe je er dan ook goed aan om je website uit te rusten met een professionele afsprakenmodule.

Goede voorbeeld

Omdat we bij De Witte Communicatie graag het goede voorbeeld geven als het op duidelijke en efficiënte communicatie aankomt, hebben we onze eigen website al meteen voorzien van zo’n handig afsprakensysteem. Jouw alziend oog had ongetwijfeld de knop ‘Maak een afspraak’ bovenaan onze website al gespot. Of als dat niet zo was, kan je er meteen na het lezen van dit artikel gebruik van maken ;-). Wanneer je dat doet, zal je zien dat je in drie eenvoudige stappen een afspraak kan inplannen op een tijdstip dat voor beide partijen past.

1. Kies het type afspraak
   In een onderneming heeft iedere afdeling zijn eigen talenten en specialiteiten. Om meteen een goede match te maken tussen de specifieke behoeften van de klant en de expertise van de interne medewerker(s), selecteer je eerst het type afspraak dat je wil. Zijn er verschillende filialen van hetzelfde bedrijf? Dan kan je hier ook meteen aanduiden bij welk filiaal je een afspraak wil maken.
   
2. Kies de datum en het tijdstip
   Zodra de afspraak aan de juiste medewerker gekoppeld is, kan je de datum en het gewenste uur selecteren. Medewerkers bepalen hiervoor zelf hun agenda en kunnen zo bijvoorbeeld vaste momenten vrijhouden om afspraken in te plannen. Die agenda is bovendien gekoppeld aan hun Outlook- of Gmail-agenda. Zo ben je zeker dat er geen dubbele boeking is en de afspraak goed wordt geregistreerd.
   
3. Vul je gegevens in
   Het enige wat je nu nog moet doen, is je gegevens invullen en op de knop ‘afspraak bevestigen’ klikken. Komt er onverwacht iets tussen en wil je de afspraak graag verzetten? Dat kan tot op de deadline aangegeven door de organisator.